Dokument Manager

Browserbasierte Verwaltung von Dokumenten auf Intra- oder Cloud-Servern.


Hintergrund

Seit der Einführung der Datenverarbeitung fristet die Verwaltung der darin/damit erstellten Dokumente ein eher tristes Dasein. Es scheint, als wenn, nachdem Geld und Energie in meist zyklisch immer wieder neue und aktuellere Soft- und Hardware geflossen sind, einfach keine Resourcen mehr zur Verfügung stehen, um sich um ein sinnvolles/funktionierendes Wiederfinden dieser doch mit so viel Aufwand erstellten Dokumente und Daten kümmern zu können.

Und dies gilt schon für die zeitaufwendige Suche von Dokumenten von Kolleg/en/innen im eigenen Netz und in so sinnvollen Ablagesystemen und Konzepten wie P:/Auftrag/Dokumente/Kunden/neu/Auftrag/Dokument1.doc.

Im Zeitalter von always-on ist bei vielen die Verwaltung in die Email migriert, was häufiger zu leicht kafkaesten Situationen führt wie: "...finde die Email gerade nicht - können Sie mir das nochmal schicken?..:"

Jeder kennt das, aber wer möchte schon zugeben, dass man/frau nicht wirklich in der Lage ist, ein n-dimensionales Problem locker in den Griff zu bekommen?

Den meisten ist noch nicht einmal bewusst, wie viel Zeit beim Suchen von Dokumenten verbraucht wird, denn man hat sich über die Jahre wirklich daran gewöhnt. Außerdem kann man nebenher telefonieren oder Kaffee trinken.
Haben Sie selber schon mal festgestellt, wie befindlich man/frau werden kann, wenn ein Kolleg/e/in die Sinnhaftigkeit der eigenen Ordnerstruktur durch vermeintliche Verbesserungsvorschläge in Zweifel zieht?

Wir verzichten hier auf ein werbewirksames:
"Aber das muss nicht sein! Denn jetzt gibt es..."

und beschreiben einfach unser...

Dokument Management

Den kleinen Bruder unseres WFM-Systems haben wir DocMan getauft. Dieses Server-System liest, analysiert und verwaltet docx, odt, ods oder pdf-Dateien und ermöglicht eine Suche nach Inhalt, Urheber, Kontext und Stichworten.

  • Ergebnislisten können sortiert und weiter gefiltert werden.
  • Das Einfügen der Dokumente erfolgt per Upload über den Client im Browser
  • Bei Bedarf können Sie noch Stichworte (auch später) hinzufügen.
  • Es können einzelne Dokumente, oder gleich mehrere hochgeladen werden.
  • Anzeige im Browser ist komplett zoom und skalierbar.
  • Hinweise, Tool-tips und Anleitung im Kontext.
  • Schon vorhandene Dokumente werden mittels Hash erkannt und ein erneutes Hochladen blockiert.
  • Dokumente werden gesichert - nach dem Hochladen kann der Benutzer den Upload widerrufen, danach ist dies nur noch dem Admin möglich.
  • Einmal hochgeladene und dann widerrufene Dokumente werden blockiert.
  • Das System extrahiert das tatsächliche Erstelldatum von PDFs, ODTs und DOCX Files.
  • In einem Dokument-Korb können Sie eine Sammlung von Dokumenten zusammenstellen, um diese später wieder herunter zu laden.
  • PDFs können gleich im Browser angezeigt werden (Soweit das Plugin hierfür aktiv ist).
  • Die ersten Zeilen eines Dokumentes können als Preview in der Ergebnisliste sofort betrachtet werden (ohne PlugIn).
  • Beim Hochladen erstellt das System einen Dokument-Kontext, der die spätere Suche optimiert.
  • Nicht lesbare Dokumente (PDFs, die über Scanns erstellt wurden) können mit Stichworten erweitert und eingefügt werden.

 

 

DSGVO

Wir sind die Entwickler diese Systems.
Um den vielfältigen Anforderungen an den Datenschutz gerecht zu werden, können wir Ihnen verschiedene Arten der Unterstützung anbieten.
Für höchste Sicherheit und Zertifizierung bieten wir Ihnen eine Zusammenarbeit mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Benutzer

Das System beinhaltet eine eigene Benutzerverwaltung, welche die Authentifizierung und Zugriffe regelt.

Diese Verwaltung ist vom System getrennt, um die Sicherheit zu erhöhen und einem Administrator zu ermöglichen auch bei mehr als 100 Benutzern nicht den Überblick zu verlieren.

Optionen

  • Das System ist für deutsche Texte optimiert, eine Erweiterung für andere Sprachräume ist vorgesehen.
  • Für große, bestehende Dateibestände können wir einen Importservice anbieten.
  • Das System ist skalierbar und kann verschiedensten Anforderungen angepasst werden.
  • Das System kann zur Verwaltung für/auf andere Dokument-Typen beliebig erweitert werden.
  • Bei Bedarf können wir Ihnen ein System zum Test zur Verfügung stellen.

Anfragen

Bei Interesse wenden Sie sich bitte an office[at]seam.de  im Betreff das Stichwort: DocMan - wir melden uns.